Công tác xây dựng ISO hành chính công tại UBND huyện Lộc Ninh

1. Tiến trình triển khai: Căn cứ Quyết định 42/QĐ-UBND, ngày 24/8/2007 của UBND tỉnh Bình Phước V/v Phê duyệt kế hoạch thực hiện chương trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính tỉnh Bình Phước giai đoạn 2007- 2010. Theo lộ trình tại công văn số 1463/UBND-VX ngày 23/5/2008 Về việc phê duyệt danh sách và lộ trình xây dựng - áp dụng ISO hành chính công. Đến ngày 16/6/2008 UBND huyện thành lập Ban chỉ đạo ISO hành chính công “hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 của huyện”. Trên cơ sở đó UBND huyện tiến hành thuê đơn vị tư vấn chuẩn bị cho công tác soạn thảo bộ tài liệu theo đúng yêu cầu đề ra. 2/ Tiến trình xây dựng và đóng góp hoàn thiện bộ thủ tục. Sau khi đơn vị tư vấn dự thảo xong toàn bộ quy trình của từng lĩnh vực. UBND huyện gửi đến các phòng, ban trực tiếp thụ lý lấy ý kiến đóng góp của thủ trưởng và cán bộ trực tiếp giải quyết quy trình. Tiếp đó UBND huyện đã tổ chức 03 cuộc họp thành viên Ban chỉ đạo mở rộng cùng với đơn vị tư vấn, thủ trưởng và cán bộ trực tiếp thực hiện bộ quy trình tại đơn vị đến đóng góp và tiến hành điều chỉnh bộ quy trình cho phù hợp. Đến ngày 02/10/2008 UBND huyện ban hành quyết định số 01/2008/QĐ-UBND, nội dung ban hành chính thức 25 quy trình hành chính công áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001 - 2000 tại 8 đơn vị gồm: - Phòng Tài nguyên và Môi trường: - Phòng KT-HT: - Phòng Tài chính Kế hoạch: - Phòng Tư pháp: - Thanh tra huyện: - Phòng Nội vụ - Phòng Lao động Thương binh Xã hội: - Văn phòng HĐND-UBND huyện: 3/ Tiến trình áp dụng thử nghiệm và kết quả cấp giấy Chứng nhận. Theo kế hoạch thực hiện thì bắt đầu từ ngày 01/10/2008 sẽ chính thức vận hành thử nghiệm hệ thống đồng loạt tại 08 đơn vị. Tuy nhiên đến tháng 11/2008, 7/8 đơn vị mới chính thức đưa vào vận hành thử nghiệm, do đơn vị Thanh tra huyện đến tháng 12/2008 mới đưa vào vận hành. Nguyên nhân của việc đưa hệ thống vào áp dụng không đồng loạt và chậm hơn so với tiến độ đề ra là do các quy trình xử lý công việc phát sinh một số điểm không phù hợp với điều kiện cụ thể của địa phương nên phải tiến hành điều chỉnh, khắc phục. Quá trình vận hành UBND huyện đã tổ chức 04 đợt đánh giá nội bộ tại các đơn vị trong đó có 03 đợt đánh giá chéo giữa các đơn vị với sự có mặt của đơn vị tư vấn. Trong quá trình đánh giá cho thấy do thời gian đầu chưa quen với việc ghi chép sổ sách, mẫu biểu nên còn sai sót, các cán bộ tiếp nhận và thụ lý chưa phối hợp nhuần nhuyễn nên dẫn đến một số sai lỗi như hẹn sai ngày, phiếu theo dõi chưa điền đầy đủ thông tin và thông tin còn bị tẩy xóa, sửa chữa, chưa lưu trữ đầy đủ hồ sơ v.v... Qua các lần đánh giá các bộ phận đã tự khắc phục các sai lỗi tránh tái diễn và đảm bảo kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng mục tiêu chất lượng ISO đề ra. Như vậy về cơ bản các đơn vị đã làm quen với các quy trình làm việc mới. Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2000 được vận hành đảm bảo yêu cầu. Từ những kết quả trên đến ngày 10/10/2009 UBND huyện Lộc Ninh thuê đơn vị đánh giá và đề nghị cấp giấy Chứng nhận với kết quả: Hệ thống quản lý chất lượng hành chính công tại UBND huyện Lộc Ninh trong quá trình vận hành được đánh giá hệ thống QLCL phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000. Các điểm không phù hợp đã được phát hiện trong các lần đánh giá nội bộ và đã được lãnh đạo và cán bộ thực hiện khắc phục. Từ kết quả trên đơn vị đánh giá đề nghị. - Phạm vi UBND huyện đề nghị cấp chứng nhận là 11 quy trình của 6 phòng ban. Còn lại 8 quy trình chưa phát sinh hồ sơ nên chưa tổ chức đánh giá. - Đề nghị UBND huyện vận hành nội bộ là 6 quy trình. Đến ngày 23/11/2009 UBND huyện Lộc Ninh được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng thuộc Bộ Khoa học – Công nghệ cấp giấy chứng nhận số 0409 và Quyết định số 2146/QĐ-TĐC, ngày 23/11/2009 với số thủ tục là 11 loại thủ tục của 6 đơn vị phòng ban.